「一項調查結果顯示,上班族花在處理郵件上的時間,平均一天約為2.25小時。」
引用自麥肯錫管理諮詢公司於2012年7月發表的資訊
以平均一天工作時間8小時計算,2.25小時相當於占工作時間的28%。也就是說,『上班族每天約有四分之一的上班時間是花費在處理信件上』,要下此結論也不為過。
但是,就算耗費這麼多的時間處理完信件,也不代表工作量就會有所減少。
因為,上班族的主要業務並非信件處理。
所謂的電子郵件,多半是公司對內部或對外的通知及報告居多。
你是否也曾因為回覆了很多郵件而覺得自己做了很多工作就此感到滿足嗎?
可惜的是,這一切都是你的錯覺。
太頻繁地審視郵件只會不停打斷自己原本應該持續工作的專注力而已。這等同於是拿繩子勒住自己脖子的行為。拿專注力的特性來說,有一種現象稱為『鋸齒狀曲線現象』。
這種現象說明了,人在效率高的時候如果工作產生中斷,就會造成高效率的狀態消失殆盡。一旦效能歸零,要再回到高效率的狀態,就需要再花一段時間。這和汽車起跑後,需要花一段時間才能加速至最高時速的道理是一樣的。要是中途被打斷又會回到原點…。
將如此不斷重複的現象,試著以曲線圖表現出來的話,正好像鋸齒狀的刀鋒一般起起伏伏,故稱為『鋸齒狀曲線現象』。
我們在工作的時候,一天之中便不斷地重覆著這個現象。更可怕的是,被中斷的次數越多,效率好的至高點便會漸漸地逐步下降。也就是說,到最後無論如何努力集中注意力,與最初發揮的注意力到底是無法相提並論的。所以說,盡可能減少作業中斷便是最大前提。
『郵件處理所花費的時間並不會提升工作成效。』
不論如何努力,時間只會被分為兩種:『為提升工作成效所花費的準勞動時間』以及『無法提升工作成效的非勞動時間』。
在此提出6大工作法則幫助你短時間內提升作業成效!!
郵件一天處理兩次就OK
郵件處理的工作,基本上請試著只在早上和傍晚各做一次。
早上剛到公司時和傍晚下班前,分別用三十分鐘到一小時做郵件處理。只需要在這兩段時間內開啟收信軟體,就能完成信件確認及回覆郵件的工作。
『要是一天只在早上及傍晚處理信件,會不會被對方抱怨呢』、『會不會錯失了顧客呢』經常會聽到諸如此類的聲音。
倘若平時就建立好互相之間的信賴感,不過是幾個小時沒有回信過去,也不至於會被對方抱怨,甚至是失去客戶。
或許有人會認為『自己所從事的工作是不可能去限制信件處理的次數』,我也建議嘗試一個星期,限制郵件的處理次數。只要拿一星期做實驗,就能知道自己的工作究竟適不適合這個方法了。
若是嘗試做了一星期,結果發現沒有辦法限制次數的話,再想別的辦法就可以了。
還有,倘若真的是非常緊急的要件,對方不會使用電子信件,而是會直接以電話方式聯絡才對。
依照事情的緊急程度來選擇各種聯絡方式,像是『電子郵件』『電話』『信件包裹』等,也是一項深奧的商務技能。
九成的郵件都是可以刪除的東西
希望各位讀者銘記一句話,『收到的信件,基本上都該刪除!』
要是總保留著所有信件,累積愈多會造成收信軟體的作業遲緩,進而影響工作效率。
養成習慣只留下『要是沒有了,會造成工作障礙』的必要信件。
要如何分辨哪些信件應該留下,其判斷基準有以下三種。依照工作內容除了這些之外,還有其他種類,請依照自己的工作決定判別的基準。
1.與法律、契約有關的信件
內容寫有必須遵守的事項,或是之後需與契約書做二次確認的相關信件。
2.含有證詞的信件
含有證據言詞相關的信件。在之後可以確認是否有做呈報,以做為有利的依據。
3.工作內容 價格 交付期限
與第二點相似,主要是雙方談妥的案件金額、交付期限等載有工作商談內容與價格的信件。
用上述幾項基準判別、過濾信件之後會發現,約有九成是可以刪除的信件。
一天只要能完成三件工作就可以
首先,從自己手中的工作挑出最重要的三項。
或許會有人覺得,重要的工作自己當然知道。但所謂『重要』的判斷,只由自己的角度去看是不夠的。所謂的工作,就是會牽涉到許多與這份工作相關的人。因此,不連同這些人的角度一起考慮進去是不行的。
而這些人當中,最重要的不外乎就是上司的角度。
對於所謂重要的工作,要是和上司的認知有所不同的話,就有可能造成一些問題產生。這方面應該要好好地與上司做溝通與確認。
雖然每天決定好三件工作,但中間難免會有緊急事件發生。話雖這麼說,但可不能因為是緊急事件而只處理那邊的工作,而無法處理已經預計好要完成的三件工作。
因此,需要好好地掌握緊急工作的真正交件日。
確認好每一件工作裡絕對不能不遵守的日期。在這之中,將能夠更改的部分做延期。(將工作的緊急程度調降)
不要立即著手工作
很多人會認為,工作上時間就已經很吃緊了,哪還有時間去做甚麼計畫表!
這便是典型的『拒排計畫病』。盡早改正這個觀念吧!
真要說的話,就是因為沒有好好的做時間計畫表才會被工作追著跑。然而卻連時間計畫表也不做修正就埋頭沒入工作,根本像自己去勒住自己的脖子一樣,沒有比這還要愚昧的事情了。
還要愚昧。
『欲速則不達』,這句俚語正是說明了『若想早點達成目標,與其選擇危險的捷徑,不如走遠一點但確實的路比較實在』。
乍看之下像是繞遠路的時間計畫表,但卻是為工作加速的關鍵。稍停一下作時間計畫是有其必要性的。
不隨便舉行會議
隨便就開會議是偷取他人時間的行為。其實,想得到有效成果,只要多下點功夫在會議的事前準備和後續處理上就能達到成效!
會議,要從開會目的開始說明,並簡單地帶大家瀏覽議程表。(議程表可以在會前配發給各參與者,或是直接放在各個位子前的會議桌上)
其他在會議進行中會使用到的資料,如果事前就先放在桌子上,參加者會為了看資料而分心,反而沒有聽清楚會議內容。其他資料就在需要使用的時候再發放就可以了。
讓會議順利進行的三項要點:
1.說話要有自信
2.必要時刻請人代答
3.不清楚的地方不要隨便回答
開會,要有其目的性。不是為了開會而開會。
會議進行地不順利,對工作造成的負面影響是無法想像的。大部分會議進行不順利的原因,都歸咎於沒有將該做的事情做好。
因此,排行程也是一樣,就是因為繁忙所以更要好好地規畫,一步一步確實地達成每一個會議目標,將所有該做的事情完成才有辦法前進下一步。
企劃案以既有的發想做組合才是王道
寫企劃書的時候千萬不要從零思考。
首先,要找到能當範本的企劃書。
如果是企劃案專家倒例外,但若不是的話,企劃書寫起來可視需要耗費相當大的時間。不僅花時間,寫出來的東西可能會沒甚麼內容。
現在我們所能看到的企劃書,幾乎都是由既有的想法組合而來的。完全嶄新的商品與服務不是隨便想的到的。
優秀的企劃書不僅具備所有需要的要素,連版面配置與文章表現也很值得學習。關於版面配置,越簡單明瞭越好。
至於文章表現,如何不讓句子被多種解釋是很重要的。例如顯示價格的表格,一定要附註上單位。
想當然爾,如果沒有附註單位,就無法一眼看出正確的金額。以千為單位與以百為單位,意義上完全不同。
要是能被複數解釋的地方太多,閱讀的人只會滿腦子問號,無法從企劃書中得到目標藍圖,最後只能重做企劃書。
優良企劃書中值得學習的地方就將它們全部學起來當作自己的東西!
本文摘自晨星出版《不要立刻回覆 Email》
【作者簡介】
若林雅樹
提升工作生產性的專業顧問
1983年出生於廣島縣。早稻田大學理工學院經營系統工學科畢業後,進入Intelligence, Ltd.的人資部工作。工作第三年時提出了針對全公司員工的研討會企劃,目的在於提高工作生產力;第四年時以講師身分舉辦千人研討會。第五年擔任全公司工作時間管理計畫的經理人,成功幫助13000人降低了工作時數。在這之後創建名為prostandard的股份有限公司。公司設立1年之內,從大型網際網路服務公司及大型鐵路公司開始,各行各業紛紛導入其研討會。針對個人的研習訓練也得到100%的高度滿意,從此便積極展開傳授提高現場生產力的方法。