工作計畫切成待辦事項。立刻簡化
前面的章節曾說明過，使用完整的句子來記錄，能提供未來工作時需要的輔助資訊。這很重要，因為未來工作時，你就不用再過度思考。
一位進入心流狀態的音樂家，演奏中不需要看著下一個音符，就能演奏出優美的樂曲。假如工作時，你必須思考或過度思考，就會打斷工作的順暢度。理想的工作模式，應該只需要最基礎的思考和足夠的資訊，就能在工作的過程中產生心流的感覺。
不管是什麼工作，通常不太可能一步完成，而是會延伸為一個完整的工作計畫後，再一步一步完成。工作計畫和工作任務的差別是什麼？對一名成人來說，想要慢跑三十分鐘，只要想做就能做到，但對一歲的幼兒來說，卻要更多思考才能蹣跚跨出十步。
也就是說，某人的一項任務，對另一個人來說可能是工作計畫，想完成該項任務需要更多資訊，而且沒有辦法靠單一步驟完成。例如「為投資人會議，準備商業計畫書」，並沒有告訴你如何著手，也沒有提供太多輔助資訊。這類任務發展出來的工作計畫，就需要收集更多資訊才能執行。
另一方面，任務可能本身就包含了大量的資訊。舉個例子，「拿筆做筆記」這句話非常淺白， 但這類平淡無奇的小任務延伸出的工作計畫，實際上含有大量的不確定資訊，會拖慢工作效率。因此合理的切割工作計畫，並且擁有適量的資訊，工作效率才能更加提升。
專業能力不同，「工作」難易就不同
我們會推測，古典鋼琴家比起從來沒有接觸過樂器的人，能成為更棒的音樂節目主持人，雖然我相信一定有例外，但這聽起來好像相當有道理。同樣的，比起只吃烤豆和外帶比薩的人，專業主廚更能掌握新食譜。
經驗和天資會影響人們處理工作計畫，所以撰寫報告及製作企畫時，最好把你的相關專業能力也考慮進來。這聽起來理所當然，但我發現大家常常沒有考慮到個人的專業程度。你以前寫過商業計畫書嗎？如果不是有經驗的企業顧問，就得把這項工作計畫細分成更小的任務。
把工作拆成「一個步驟就完成」的幾個任務
你可能聽過美國心理學家喬治‧米勒（George Miller）對於工作記憶廣度提出的論文〈神奇的數字7（±2） 〉（Magical Number 7 （±2） ），這個數字代表的是，大腦中的工作記憶體一次能容納多少組塊。
大腦一次能記憶多少資料組塊和變動程度有多大，心理學家對此仍爭論不休。撰寫這本書時，工作記憶背後的神經機制是怎麼運作的，也都還沒有定論。然而，可以確定的是，工作記憶能處理的資訊組塊數量有限，而且相當少。所以設定任務和計畫時，可以善用大腦的這項特性。
描述一項任務會用到動詞、主詞和受詞，每個部分都是一個資料組塊，所以，每項任務最少會由三個組塊組成。由此也可以發現，為什麼我們很難一次顧及兩到三個以上的任務。
現在，就以商業企畫書這個例子，來延伸說明：
比起「為投資人會議，準備商業計畫書」，「為投資者研究競爭性」就比較有意義。句子中有清楚的動詞，而且你的心裡已經有三個資訊組塊，也知道該如何著手。如果對你來說，「研究」這個動詞並不是個簡單的任務，就要把這項任務當作工作計畫再細分，直到你能一次就處理完動詞、主詞，和受詞這三個資訊組塊為止。
你可以自我測驗，確認每項任務都已經安排在一個特定的情境下，而且一步就能完成。以這種方式，每項小任務就可以很快的畫下句點。
我想呈現一種簡明的方式，把範圍過大或輔助資訊不足的工作，分解成細項，但又包含適當的細節。這樣的方式也有助於把拖延的老毛病，轉變為工作的心流。
語言能力也可以助你一臂之力，它可以把思想和構想以完整的句子呈現。最基本的句型結構就是主詞——動詞——受詞。
‧主詞：要做的事。
‧動詞：行動、變化、運作。
‧受詞：最終結果。
這也是表現工作變化、關聯、或差異的最基本方式。使用完整子句的厲害之處在於，它們可以互相串接，並形成複雜句、段落和散文。例如：這隻貓（主詞）坐在（動詞）地墊上（受詞），一直睡到（動詞）晚餐時（受詞）。
由於工作時比較像是主動動作，而非陳述意見，所以用動詞——主詞——受詞的形式也可以：
‧倒入伏特加、君度（按：cointreau，一款法國出品的橙味甜酒）、蔓越苺汁和青檸汁在調酒器裡。
‧加入冰塊、搖動混合飲料。
‧濾出混合飲料，倒進馬丁尼杯。
‧削一片橘皮。
‧以火柴點燃橘皮。
‧用燒過的橘皮裝飾調酒。
切割大計畫的利刃——一個動詞的完整句子
句子是可以重複的。也就是說，可以用句子來解釋另一個句子，例如：
‧先用動詞、主詞和受詞，寫下一項工作計畫。
‧然後對上述每個組塊，再寫出一組動詞、主詞和受詞。
‧重複這個過程，直到你寫下的任務，不能再以三個組塊來描述。
這個過程會把工作計畫整理成一串階梯式的資訊流。以「幫凱特規畫一場驚喜的生日派對」來說明：
這項計畫延伸出三個有意義的小任務：
‧邀請親友出席。
‧詢問凱特喜歡什麼樣的派對。
‧買禮物給她。
你或許會感到驚訝，展開工作計畫時，腦海裡竟然會突然迸出這麼大量的資訊。這個方法能幫你把混亂的資訊化為明確的待辦任務。
本文摘自大是文化《待辦事項這樣列，工作當場完成一半：只花兩分鐘、用五個詞，裝忙整理清單，你再也不會被「沒做完」追殺》
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